12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย

Why we should not use excel to manage sales pipeline with text (16-9)
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

บทความนี้ถูกอัพเดทล่าสุดวันที่ 26 สิงหาคม 2562

1. ข้อมูลดีลสำคัญหายได้ง่ายๆ

ลองนึกดูว่าถ้ามีดีลใหญ่ที่มีผู้ใหญ่อุตส่าห์ใช้คอนเนคชั่นหามาให้ได้และส่งให่้พนักงานขายไปติดต่อลูกค้า แล้วปรากฎว่าเผลอลบออกจาก Excel ไป จะด้วยความตั้งใจ (เพื่อจะได้ไม่ถูกตามความคืบหน้า) หรือไม่ตั้งใจก็ตาม และบริษัทก็ได้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจอันสำคัญไปเรียบร้อยแล้ว ซึ่งปัญหานี้จะไม่เกิดหากเราใช้ระบบ Sales CRM ที่จะจัดเก็บข้อมูลและป้องกันการลบหรือแก้ไขจากผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต และหากมีแก้ไขก็สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ (Audit) ว่าใครที่เป็นคนทำการแก้ไขข้อมูลดังกล่าว

2. ข้อมูลถูกเก็บกระจัดกระจายหลายที่

ข้อมูลติดต่อลูกค้าอาจจะเก็บอยู่สมุดนามบัตรของพนักงานคนนึง อีเมล์ที่ลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้ออยู่อาจจะอยู่ในโฟลเดอร์ของระบบอีเมล์จากอีกคนนึง ไฟล์ใบเสนอราคาล่าสุดอาจจะอยู่กับทีมซับพอร์ตอีกคนนึง โน๊ตที่จดไว้ว่าลูกค้าขอแก้ไขใบสั่งซื้ออาจจะอยู่สมุดอีกเล่มนึง ซึ่งเหล่านี้คือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในชีวิตประจำวันของทีมขาย ซึ่ง Excel ไม่สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ที่เดียวได้ ทำให้ยากต่อการค้นหาและการทำงานร่วมกันเป็นทีม

3. สร้างรายงานขายแต่ละครั้งช่างยากเย็น

หลายองค์กรต้องมีมอบหมายให้คนหนึ่งคนทำหน้าที่รวบรวม Sales Pipeline จากทีมขายทุกคน อาจจะสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง ซึ่งรวมไฟล์แต่ละครั้งก็ต้องใช้เวลาหลายวัน ไหนจะต้องคอยติดตามให้ทีมขายทุกคนส่งข้อมูลมา และเนื่องจากข้อมูลถูกเก็บอยู่อย่างกระจัดกระจายและไม่เป็นมาตรฐานใน Excel ซึ่งถูกใช้และแก้ไขมาเรื่อยๆโดยคนหลายๆคน ทำให้รูปแบบ เนื้อหาต่างๆ ยากต่อการนำมารวมและทำให้ถูกต้องและเป็นมาตรฐานเพื่อนำมาสร้างรายงานการขาย และหลายครั้งเมื่อทำเสร็จแล้วก็อาจมีการแก้ไขที่ไฟล์ต้นทางอีก ทำให้ต้องมีการแก้ไขแก้มาไม่รู้จบ ทำให้รายงานการขายล่าช้าและไม่สมบูรณ์ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจการผู้บริหารในการตอบสนองต่อลูกค้า

4. ไม่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ เมื่อข้อมูลถูกแก้ไข (No audit trails)

ที่พบบ่อยที่สุดคือมูลค่าดีลที่ตอนเข้ามาอยู่ใน Sales Pipeline แรกๆ มูลค่ามักจะสูง แต่พอเวลาผ่านไปพอเซลล์เห็นท่าไม่ดีก็เริ่มลดมูลค่าดีลลงด้วยการเข้าไปเปลี่ยนแปลงตัวเลขซะเลย  (วันแรกบอก 5 แสน ถึงวันปิดการขายเหลือ 5 หมื่น) ซึ่งก็สามารถทำได้ง่ายและยากต่อการตรวจสอบ ซึ่งอีกกรณีที่พบบ่อยคือ วันที่คาดว่าจะปิดการขาย (ถามครั้งแรกบอกปิดได้สิ้นเดือนนี้ พอถึงสิ้นเดือนขอขยับไปอีกเดือน) ซึ่งมักจะถูกเปลี่ยนแปลงไปทำให้ผู้บริหารไม่สามารถคาดการณ์ยอดขายและกระแสเงินสดได้อย่างถูกต้อง ซึ่งส่งผลต่อสภาพคล่องทางการเงินของธุรกิจ

5. ไม่รู้เลยว่ามีกิจกรรมอะไรขึ้นในดีลบ้าง

เราจะทราบเพียงข้อมูลล่าสุดที่ทีมขายกรอกเข้ามาเท่านั้น ว่ากิจกรรมที่เกิดขึ้นกับดีลนั้นคืออะไร ตัวอย่างเช่น ทางเซลล์อาจจะเขียนไว้ว่า ดีลนี้กำลังเจรจาต่อรองราคา ซึ่งทางผู้บริหารก็จะทราบเพียงแค่นั้นและจะทราบความคืบอีกครั้งก็ต่อเมื่อเซลล์มีการอัพเดทข้อมูลอีกครั้่ง ซึ่งอาจผ่านไปอีก 2 สัปดาห์หรืออาจนานกว่านั้น หากเราทราบว่าเจรจาต่อราคาแล้วลูกค้าต้องการราคาที่เท่าไหร่และเซลล์เสนอราคาไปล่าสุดเมื่อไหร่ และลูกค้าต่อรองกลับมาหรือยัง ต่อกลับมาว่าอย่างไร มีการประชุมเรื่องราคากับลูกค้าไปแล้วกี่ครั้ง มีผู้มีอำนาจของลูกค้าเข้าด้วยไหม ข้อมูลเหล่านี้ Spreadsheet ไม่สามารถตอบได้ 
Wisible Sales Intelligence Platform

6. รวบรวม Sales Pipeline แต่ละครั้งช่างลำบากและนาน

สมมติถ้าบริษัทมีเซลล์สัก 10 คน นั่นหมายความในการรวบรวม Sales Pipeline ในแต่ละครั้่งก็คือการรวมไฟล์ Excel Spreadsheet 10 ไฟล์จากคน 10 คน ที่ฟอร์แมตของข่้อมูลจะอาจถูกเปลี่ยนทำให้การรวมกันทำได้อย่างยากลำบาก และเมื่อรวมเสร็จก็ต้องตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ซึ่งถึงแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลทางผู้รวบรวม (มักจะเป็น Manager ไม่ก็ Sales Admin) ก็ยากจะที่ตรวจสอบได้ 

7. การทำงานร่วมกันแบบทีมทำได้ยาก

ถ้าเป็น Excel นี่ลืมไปได้เลย แต่ถ้าเป็น Google Sheet ก็ยังมีความสามารถในการแชร์ข้อมูล และสิทธิในการแก้ไขข้อมูลได้ ซึ่งก็เป็นทั้งข้อดีและข้อเสีย เพราะการที่เราให้สิทธิทุกคนเข้าถึงไฟล์และแก้ไขได้ก็ทำให้มีความเสี่ยงเรื่องความสูญเสียข้อมูล ข้อมูลถูกเปลี่ยนแปลงจากบุคคลที่ไม่ควรมีสิทธิแก้ไขหรือเห็นข้อมูล (ส่วนที่ไม่ควรเห็น) การมอบหมายงาน รับส่งงานกัน การติดตามงานที่ได้รับมอบหมายที่เกี่ยวข้องกับดีล ไม่สามารถทำได้บน Spreadsheet 

8. ข้อมูลทุกอย่างต้องกรอกด้วยมือ

เซลล์ควรใช้เวลากับงานขาย ไม่ใช่งานแอดมิน ซึ่งการกรอกข้อมูลทุกอย่างลง Excel ด้วยมือนั้นคือสิ่งที่เสียเวลาเซลล์เป็นที่สุด ซึ่งหากยิ่งต้องให้เซลล์คอยกรอกข้อมูลใส่ Excel ทุกครั้งเมื่อมีการคุยอีเมล์กับลูกค้าเพื่ออัพเดทให้หัวหน้าทีมรับรู้นั้นควรจะสามารถจัดการด้วยวิธีอัตโนม้ติเพื่อให้เซลล์ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานขายเพื่อสร้างรายได้ให้กับบริษัท และ Automate งาน

9. ขาดการแจ้งเตือนข้อมูลสำคัญ

Excel Spreadsheet เป็นระบบออฟไลน์แถมไม่อัพเดทข้อมูลเรียลไทม์  ถึงแม้จะนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์ก็ไม่ทราบข้อมูลอัพเดทล่าสุดอยู่ดี นอกเหนือจากนี้ ดีลขายที่สำคัญจำเป็นจะต้องมีระบบแจ้งเตือนเหตุการณ์สำคัญๆ เช่น แจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเส้นตายที่ลูกค้ากำหนดให้ส่งสัญญา หรือเตือนเมื่อลูกค้าผิดการชำระหนี้ ซึ่งมีผลกระทบสูงต่อบริษัท เราจึงต้องการระบบที่สามรถแจ้งเตือนผ่านอีเมล์หรือ Line ได้ความสะวดกและรวดเร็วในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด 

10. ยากต่อการสร้างกระบวนการขายมาตรฐาน

กระบวนการขายมาตรฐานทำให้การเทรนเซลล์ใหม่ง่าย รวดเร็ว ด้วยการใช้เซลล์ใหม่เรียนรู้จากกระบวนการขายเดิมที่เป็นมาตรฐานที่ได้รับการพิสูจน์แล้วสามารถปิดการขายได้จริงและมีประสิทธิภาพ ลดภาระหัวหน้าทีมขายในการที่ต้องเทรนเซลล์ใหม่ทุกครั้ง ซึ่งการที่ Excel Spreadsheet ไม่สามารถเก็บข้อมูลการติดต่อทั้งหมดเอาไว้ ทำให้เซลล์ใหม่ไม่มีแหล่งข้อมูลให้เรียนรู้ ทำให้ต้องใช้เวลานานกว่าที่จะเริ่มเข้าใจกระบวนการขายที่ของธุรกิจ

11. เมื่อเซลล์ลาออก ข้อมูลทั้งหมดก็ออกตามเซลล์ไปด้วย

เหตุการณ์ที่เซลล์มือเก๋าที่อยู่กับบริษัทมายาวนานออกจากงาน และบริษัทก็สูญเสียข้อมูลลูกค้าทั้งหมดตามไปกับเซลล์ด้วยเกิดขึ้นครั้งแล้วครั้งเล่า ซึ่งสามารถสำคัญก็คือข้อมูลไม่ถูกจัดเก็บเข้าสู่ระบบปล่อยให้เซลล์แต่ละคนจัดการกันเอง ทำให้หลายครั้งที่ดีลสำคัญมูลค่าสูงๆ ที่กำลังดำเนินอยู่แล้วจู่ๆ เซลล์ลาออกทำให้เซลล์ใหม่ที่มารับช่วงต่อต้องเริ่มต้นทุกอย่างจากศูนย์ทั้งหมด ซึ่งทำให้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจเป็นอย่างมาก 

12. ไม่มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

ข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวกับดีล หากสูญหายไปก็จะสร้างความเสียหายอย่างมาก เช่น สัญญาที่เซ็นกันไปแล้ว ใบเสนอราคาล่าสุด ข้อตกลงเงือนไชต่างๆ ที่ลูกค้าหรือบริษัทเรารับปากลูกค้าไป ข้อมูลเบอร์ติดต่อลูกค้าคนสำคัญ ข้อมูลเหล่านี้ล้วนแล้วแต่เป็นข้อมูลที่มีความสำคัญที่สมควรมีระบบจัดเก็บสำรองข้อมูลเพื่อปิดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลธุรกิจสูญหายไป 

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Address
129 Rama 9 Huai Khwang Bangkok 10310
Contact Us

+66 63-034-4644 
Operating hour: 10.00 AM to 08.00 PM 
Monday to. Friday

Summary
12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย
Article Name
12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย
Description
ลองนึกดูว่าถ้ามีดีลใหญ่ที่มีผู้ใหญ่อุตส่าห์ใช้คอนเนคชั่นหามาให้ได้และส่งให่้พนักงานขายไปติดต่อลูกค้า แล้วปรากฎว่าเผลอลบออกจาก Excel ไป จะด้วยความตั้งใจ (เพื่อจะได้ไม่ถูกตามความคืบหน้า) หรือไม่ตั้งใจก็ตาม
Author
Publisher Name
Wisible
Publisher Logo