12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย

Why we should not use excel to manage sales pipeline with text (16-9)

1. ข้อมูลหายได้ง่ายๆ

ลองนึกดูว่าถ้ามีดีลใหญ่ที่มีผู้ใหญ่อุตส่าห์ใช้คอนเนคชั่นหามาให้ได้และส่งให่้พนักงานขายไปติดต่อลูกค้า แล้วปรากฎว่าเผลอลบออกจาก Excel ไป จะด้วยความตั้งใจ (เพื่อจะได้ไม่ถูกตามความคืบหน้า) หรือไม่ตั้งใจก็ตาม และบริษัทก็ได้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจอันสำคัญไปเรียบร้อยแล้ว ซึ่งปัญหานี้จะไม่เกิดหากเราใช้ระบบ Sales CRM ที่จะจัดเก็บข้อมูลและป้องกันการแก้ไขจากผู้ที่ไม่มีสิทธิทันที 

2. ข้อมูลถูกเก็บกระจัดกระจายหลายที่

ข้อมูลติดต่อลูกค้าอาจจะเก็บอยู่สมุดนามบัตรของพนักงานคนนึง อีเมล์ที่ลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้ออยู่อาจจะอยู่ในระบบอีเมล์จากอีกคนนึง ไฟล์ใบเสนอราคาล่าสุดอาจจะอยู่กับทีมซับพอร์ตอีกคนนึง โน๊ตที่จดไว้ว่าลูกค้าขอแก้ไขใบสั่งซื้ออาจจะอยู่สมุดอีกเล่มนึง ซึ่งเหล่านี้คือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในชีวิตประจำวันของทีมขาย ซึ่ง Excel ไม่สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ที่เดียวได้ 

3. สร้างรายงานขายแต่ละครั้งช่างยากเย็น

เนื่องจากข้อมูลถูกเก็บอยู่อย่างกระจัดกระจายและไม่เป็นมาตรฐานใน Excel ซึ่งถูกใช้และแก้ไขมาเรื่อยๆโดยคนหลายๆคน ทำให้รูปแบบ เนื้อหาต่างๆ ยากต่อการนำมารวมและทำให้ถูกต้องและเป็นมาตรฐานเพื่อนำมาสร้างรายงานการขาย และหลายครั้งเมื่อทำเสร็จแล้วก็อาจมีการแก้ไขที่ไฟล์ต้นทางอีก ทำให้ต้องมีการแก้ไขแก้มาไม่รู้จบ ทำให้รายงานการขายล่าช้าและไม่สมบูรณ์ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจการผู้บริหารในการตอบสนองต่อลูกค้า

4. ไม่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ เมื่อข้อมูลถูกแก้ไข (No audit trails)

ที่พบบ่อยที่สุดคือมูลค่าดีลที่ตอนเข้ามาอยู่ใน Sales Pipeline แรกๆ มูลค่ามักจะสูง แต่พอเวลาผ่านไปพอเซลล์เห็นท่าไม่ดีก็เริ่มลดมูลค่าดีลลงด้วยการเข้าไปเปลี่ยนแปลงตัวเลขซะเลย ซึ่งก็สามารถทำได้ง่ายและยากต่อการตรวจสอบ ซึ่งอีกกรณีที่พบบ่อยคือ วันที่คาดว่าจะปิดการขาย ซึ่งมักจะถูกเปลี่ยนแปลงไปทำให้ผู้บริหารไม่สามารถคาดการณ์ยอดขายและกระแสเงินสดได้อย่างถูกต้อง ซึ่งส่งผลต่อสภาพคล่องทางการเงินของธุรกิจ

5. ไม่รู้เลยว่ามีกิจกรรมอะไรขึ้นในดีลบ้าง

เราจะทราบเพียงข้อมูลล่าสุดที่ทีมขายกรอกเข้ามาเท่านั้น ว่ากิจกรรมที่เกิดขึ้นกับดีลนั้นคืออะไร ตัวอย่างเช่น ทางเซลล์อาจจะเขียนไว้ว่า ดีลนี้กำลังเจรจาต่อรองราคา ซึ่งทางผู้บริหารก็จะทราบเพียงแค่นั้นและจะทราบความคืบอีกครั้งก็ต่อเมื่อเซลล์มีการอัพเดทข้อมูลอีกครั้่ง ซึ่งอาจผ่านไปอีก 2 สัปดาห์หรืออาจนานกว่านั้น หากเราทราบว่าเจรจาต่อราคาแล้วลูกค้าต้องการราคาที่เท่าไหร่และเซลล์เสนอราคาไปล่าสุดเมื่อไหร่ และลูกค้าต่อรองกลับมาหรือยัง ต่อกลับมาว่าอย่างไร มีการประชุมเรื่องราคากับลูกค้าไปแล้วกี่ครั้ง มีผู้มีอำนาจของลูกค้าเข้าด้วยไหม ข้อมูลเหล่านี้ Spreadsheet ไม่สามารถตอบได้ 

6. รวบรวม Sales Pipeline แต่ละครั้งช่างลำบากและนาน

สมมติถ้าบริษัทมีเซลล์สัก 10 คน นั่นหมายความในการรวบรวม Sales Pipeline ในแต่ละครั้่งก็คือการรวมไฟล์ Excel Spreadsheet 10 ไฟล์จากคน 10 คน ที่ฟอร์แมตของข่้อมูลจะอาจถูกเปลี่ยนทำให้การรวมกันทำได้อย่างยากลำบาก และเมื่อรวมเสร็จก็ต้องตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ซึ่งถึงแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลทางผู้รวบรวม (มักจะเป็น Manager ไม่ก็ Sales Admin) ก็ยากจะที่ตรวจสอบได้ 

7. การทำงานร่วมกันแบบทีมทำได้ยาก

ถ้าเป็น Excel นี่ลืมไปได้เลย แต่ถ้าเป็น Google Sheet ก็ยังมีความสามารถในการแชร์ข้อมูล และสิทธิในการแก้ไขข้อมูลได้ ซึ่งก็เป็นทั้งข้อดีและข้อเสีย เพราะการที่เราให้สิทธิทุกคนเข้าถึงไฟล์และแก้ไขได้ก็ทำให้มีความเสี่ยงเรื่องความสูญเสียข้อมูล ข้อมูลถูกเปลี่ยนแปลงจากบุคคลที่ไม่ควรมีสิทธิแก้ไขหรือเห็นข้อมูล (ส่วนที่ไม่ควรเห็น) การมอบหมายงาน รับส่งงานกัน การติดตามงานที่ได้รับมอบหมายที่เกี่ยวข้องกับดีล ไม่สามารถทำได้บน Spreadsheet 

8. ข้อมูลทุกอย่างต้องกรอกด้วยมือ

เซลล์ควรใช้เวลากับงานขาย ไม่ใช่งานแอดมิน ซึ่งการกรอกข้อมูลทุกอย่างลง Excel ด้วยมือนั้นคือสิ่งที่เสียเวลาเซลล์เป็นที่สุด ซึ่งหากยิ่งต้องให้เซลล์คอยกรอกข้อมูลใส่ Excel ทุกครั้งเมื่อมีการคุยอีเมล์กับลูกค้าเพื่ออัพเดทให้หัวหน้าทีมรับรู้นั้นควรจะสามารถจัดการด้วยวิธีอัตโนม้ติเพื่อให้เซลล์ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานขายเพื่อสร้างรายได้ให้กับบริษัท และ Automate งาน

9. ขาดการแจ้งเตือนข้อมูลสำคัญ

Excel Spreadsheet เป็นระบบออฟไลน์แถมไม่อัพเดทข้อมูลเรียลไทม์  ถึงแม้จะนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์ก็ไม่ทราบข้อมูลอัพเดทล่าสุดอยู่ดี นอกเหนือจากนี้ ดีลขายที่สำคัญจำเป็นจะต้องมีระบบแจ้งเตือนเหตุการณ์สำคัญๆ เช่น แจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเส้นตายที่ลูกค้ากำหนดให้ส่งสัญญา หรือเตือนเมื่อลูกค้าผิดการชำระหนี้ ซึ่งมีผลกระทบสูงต่อบริษัท เราจึงต้องการระบบที่สามรถแจ้งเตือนผ่านอีเมล์หรือ Line ได้ความสะวดกและรวดเร็วในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด 

10. ยากต่อการสร้างกระบวนการขายมาตรฐาน

กระบวนการขายมาตรฐานทำให้การเทรนเซลล์ใหม่ง่าย รวดเร็ว ด้วยการใช้เซลล์ใหม่เรียนรู้จากกระบวนการขายเดิมที่เป็นมาตรฐานที่ได้รับการพิสูจน์แล้วสามารถปิดการขายได้จริงและมีประสิทธิภาพ ลดภาระหัวหน้าทีมขายในการที่ต้องเทรนเซลล์ใหม่ทุกครั้ง ซึ่งการที่ Excel Spreadsheet ไม่สามารถเก็บข้อมูลการติดต่อทั้งหมดเอาไว้ ทำให้เซลล์ใหม่ไม่มีแหล่งข้อมูลให้เรียนรู้ ทำให้ต้องใช้เวลานานกว่าที่จะเริ่มเข้าใจกระบวนการขายที่ของธุรกิจ

11. เมื่อเซลล์ลาออก ข้อมูลทั้งหมดก็ออกตามเซลล์ไปด้วย

เหตุการณ์ที่เซลล์มือเก๋าที่อยู่กับบริษัทมายาวนานออกจากงาน และบริษัทก็สูญเสียข้อมูลลูกค้าทั้งหมดตามไปกับเซลล์ด้วยเกิดขึ้นครั้งแล้วครั้งเล่า ซึ่งสามารถสำคัญก็คือข้อมูลไม่ถูกจัดเก็บเข้าสู่ระบบปล่อยให้เซลล์แต่ละคนจัดการกันเอง ทำให้หลายครั้งที่ดีลสำคัญมูลค่าสูงๆ ที่กำลังดำเนินอยู่แล้วจู่ๆ เซลล์ลาออกทำให้เซลล์ใหม่ที่มารับช่วงต่อต้องเริ่มต้นทุกอย่างจากศูนย์ทั้งหมด ซึ่งทำให้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจเป็นอย่างมาก 

12. ไม่มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

ข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวกับดีล หากสูญหายไปก็จะสร้างความเสียหายอย่างมาก เช่น สัญญาที่เซ็นกันไปแล้ว ใบเสนอราคาล่าสุด ข้อตกลงเงือนไชต่างๆ ที่ลูกค้าหรือบริษัทเรารับปากลูกค้าไป ข้อมูลเบอร์ติดต่อลูกค้าคนสำคัญ ข้อมูลเหล่านี้ล้วนแล้วแต่เป็นข้อมูลที่มีความสำคัญที่สมควรมีระบบจัดเก็บสำรองข้อมูลเพื่อปิดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลธุรกิจสูญหายไป 

Contact

Customer Support

06 3034 4644

Opening Hours
Monday to Friday 09.00-18.00
หยุดทำการ เสาร์ – อาทิตย์
และวันหยุดนักขัตฤกษ์

Contact

Summary
12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย
Article Name
12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย
Description
12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย
Author
Publisher Name
Wisible
Publisher Logo
en_USEnglish
thThai en_USEnglish